Cos’è il whistleblowing?
E’ la rivelazione spontanea da parte di un individuo, detto “segnalante” (in inglese “whistleblower”) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno di una Cooperativa, della quale lo stesso sia stato testimone
Qual è la normativa di riferimento?
Il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” in attuazione della Direttiva UE n. 2019/1937 (c.d. Direttiva Whistleblowing).
Cosa s’intende per Segnalazioni?
S’intende la comunicazione di qualsiasi irregolarità e/o comportamento illecito, commissivo od omissivo che costituisca o possa costituire una violazione di leggi e/o regolamenti.
A titolo di esempio:
Appropriazione indebita, furto o uso improprio dei beni aziendali (es. denaro, beni materiali, dati e informazioni, compresa la proprietà intellettuale) a beneficio di colui che commette la frode;
frodi nell’informativa economico-finanziaria: errori od omissioni di informazioni e/o valori contenuti nel bilancio o presentazione degli stessi in maniera non conforme ai principi contabili generalmente accettati, al fine di trarre in inganno i destinatari;
corruzione: uso improprio della propria posizione in un rapporto d’affari in violazione della legge o del dovere d’ufficio, al fine di ottenere un beneficio diretto o indiretto;
atti illeciti: violazione intenzionale di leggi e/o regolamenti normativi;
altre violazioni: qualsiasi comportamento disallineato rispetto ai principi indicati nel Codice Etico o significativamente difforme da politiche e procedure adottate dalla Cooperativa, nonché molestie e discriminazioni di qualsiasi tipo, ivi inclusi atti di bullismo, discriminazione, mancato rispetto dei diritti umani, civili, costituzionali ecc.
Chi può effettuare le Segnalazioni?
i dipendenti;
i lavoratori autonomi che prestino opera o servizi a favore della Cooperativa;
i liberi professionisti e consulenti;
i componenti degli organi sociali, di direzione e di vigilanza, compresi i membri senza incarichi esecutivi;
i soci;
i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
i candidati impegnati in processi di selezione, nei casi in cui le informazioni riguardanti una violazione siano state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali.
Le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima?
Sì e dovranno essere previste forme che la consentano.
Come possono essere effettuate le Segnalazioni?
Attraverso canali “interni” o “esterni” alla Cooperativa.
Per canali interni s’intendono modalità informatiche, cartacee, verbali od altre modalità, interne all’azienda, che consentano di comunicare l’illecito di cui il segnalante sia venuto a conoscenza.
la Cooperativa ha provveduto alla creazione di un’apposita piattaforma multilingua e multi-contesto (riferibile a più dipartimenti/aziende) attraverso la quale trasmettere le segnalazioni, anche in forma anonima o mediante il caricamento di file audio; la piattaforma è denominata “WHISTLETECH” ed è facilmente raggiungibile tramite qualsiasi browserall’indirizzo https://domusassistenza.whistletech.online
La Cooperativa ha nominato, quale soggetto incaricato di gestire le segnalazioni interne. l’Avv. Marco Malavolta, con studio in Modena, via Rua Muro n. 60.
Per canali esterni s’intende l’utilizzo delle modalità predisposte dall’ANAC.
La segnalazione esterna viene acquisita da ANAC mediante i canali appositamente predisposti, ovvero mediante:
Piattaforma informatica accedendo al servizio dedicato al “whistleblowing” sul sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing;
Segnalazioni orali contattando il numero verde 800-896936 (dalle 8.00 alle 18.00, dal lunedì al venerdì):
Incontri diretti fissati entro un termine ragionevole: presso l’Autorità Nazionale Anticorruzione sita in Via Minghetti n. 10, 00187 Roma.
A chi vanno effettuate le Segnalazioni?
Al “gestore delle Segnalazioni”.
In caso di utilizzo dei:
canali interni: il “Gestore delle segnalazioni” è la persona o l’ufficio aziendale interno, autonomo, costituito da personale specificatamente formato; nel caso di specie trattasi dell’Avv. Marco Malavolta, con studio in Modena, Via Rua Muro n. 60;
canali esterni: il “Gestore delle segnalazioni” è la persona esterna anch’essa qualificata ed istruita.
Come scegliere il canale interno o esterno per le Segnalazioni?
La normativa indica come modalità ordinaria e privilegiata di segnalazione quella c.d. “interna”.
Il ricorso al canale c.d. “esterno” è consentito solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste.
In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:
Il soggetto segnalante opera in un contesto lavorativo nel quale non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale o la sua predisposizione non è conforme ai requisiti normativi;
Il soggetto segnalante ha già effettuato una segnalazione a cui non è stato dato seguito. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma non abbia funzionato correttamente, nel senso che la segnalazione non è stata trattata entro un termine ragionevole, oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione;
Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che una segnalazione interna possa determinare il rischio di ritorsione (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante);
Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio anche come conseguenza della violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante).
Quale deve essere il contenuto delle Segnalazioni?
La segnalazione dovrà essere documentata e circostanziata e dovrà contenere i seguenti elementi:
salvo che non si scelga la modalità di segnalazione anonima, le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, quali nome e cognome con indicazione della funzione di appartenenza nell’ambito dell’azienda o del rapporto di collaborazione esterna esistente;
la completa e dettagliata descrizione dei fatti oggetto di segnalazione che devono essere conosciuti e/o riscontrati direttamente dal segnalante e non riferiti da altri;
le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi o osservati;
le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati.
Il Segnalante può incorrere in ritorsioni, sanzioni e/o altre misure punitive?
La disciplina introdotta dal D.Lgs. 24/2023 rinforza notevolmente la tutela della riservatezza del segnalante, disponendo varie garanzie contro eventuali atti ritorsivi.
In particolare, il D.Lgs. 24/2023 prevede:
che l’identità del whistleblower non possa essere rivelata, se non con l’espresso consenso del segnalante stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, ciò anche al fine di evitare l’esposizione dello stesso a misure ritorsive che potrebbero essere adottate a seguito della segnalazione. Il divieto di rivelare l’identità del whistleblower è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.
garanzie contro ritorsioni e discriminazioni nei confronti del segnalante, disponendo il divieto di ogni forma di ritorsione anche solo tentata o minacciata.
L’esclusione di responsabilità del segnalante nel caso in cui diffonda o riveli, attraverso canali di segnalazione previsti dal Decreto, informazioni coperte dall’obbligo di segreto relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali – a condizione che vi sia il fondato motivo di ritenere che la rivelazione di tali informazioni fosse necessaria allo svelare la violazione.
Cosa accade in caso di segnalazioni false, infondate ed effettuate in malafede?
Il Segnalante potrà essere oggetto di azioni legali da parte dei soggetti lesi dei propri diritti, beni o della propria immagine quando sia accertato che la segnalazione aveva lo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio alla persona coinvolta o ad altri soggetti citati nella segnalazione.
Come si deve comportare il “Gestore delle Segnalazioni” al momento del ricevimento di una segnalazione?
Il soggetto a cui è affidato il canale e che, pertanto, riceve una segnalazione è chiamato a svolgere una serie di attività di controllo e verifica, tra le quali:
è tenuto a rilasciare al Segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione dopo l’inoltro di quest’ultima ed entro sette giorni dalla ricezione;
ha il compito di mantenere i contatti con il segnalante, dando seguito alla segnalazione e fornendogli riscontro entro tre mesi dalla data di ricezione di quest’ultima;
è tenuto a prendere in considerazione le segnalazioni anonime, verificando preliminarmente che le stesse riferiscano circostanze precise ed adeguatamente particolareggiate;
è chiamato a svolgere accertamenti circa la veridicità delle segnalazioni ricevute, mediante sopralluoghi in Azienda o attraverso l’assunzione di testimonianze da parte del Segnalante stesso o da altri testimoni;
a seguito dell’espletamento delle suddette attività, il soggetto a cui è affidato il canale di segnalazione interna è tenuto a redigere dettagliata relazione da trasmettere alla Cooperativa, circa le conclusioni a cui lo stesso è pervenuto; in caso di rinvenimento di reati, dovrà trasmettere la suddetta relazione anche all’Autorità Giudiziaria.
Sono previste sanzioni in caso di mancato rispetto della normativa Whistleblowing?
Sì, il nuovo Decreto prevede un regime sanzionatorio applicabile nei casi in cui vengano riscontrate violazioni delle disposizioni in esso contenute.
In particolare, l’art. 21 del D.Lgs. 24/2023 attribuisce all’ANAC il potere di infliggere al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;
b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
c) da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3 (perdita delle tutele), salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
Quali sono i tempi entro i quali adottare le novità introdotte dal D.Lgs n.24 del 10 marzo 2023?
1. entro il 15 luglio 2023 dovranno adeguarsi tutte le imprese con almeno 250 dipendenti (a tempo determinato o indeterminato), che operano nei settori previsti dalla normativa;
2. entro il 17 dicembre 2023 dovranno adeguarsi anche le imprese con un numero di lavoratori compreso tra 50 e 249 (a tempo determinato o indeterminato) o che comunque rientrano nell’ambito di applicazione del D.Lgs. 231/01 anche se con meno di 50 dipendenti.
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Informativa privacy resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento(UE) 2016/679 sul trattamento dei dati personali dei soggetti che segnalano illeciti (“Whistleblowing”)
Ai sensi e per gli effetti degli articoli 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016, di seguito chiamato GDPR e del D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), così come modificato dal d.lgs.101/2018, recanti disposizioni in materia di protezione dei dati personali, la scrivente Domus Assistenza Società Cooperativa Sociale, in qualità di titolare del trattamento, La informa che i dati personali che La riguardano, acquisiti direttamente, ovvero altrimenti acquisiti, ed in riferimento alla segnalazione da Lei effettuata, formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata.
Domus Assistenza si è impegnata per la creazione di un canale interno di segnalazione tramite apposita piattaforma, attraverso la quale trasmettere le segnalazioni di illeciti, anche in forma anonima o mediante il caricamento di file audio.
In relazione ai suddetti trattamenti, Domus Assistenza Società Cooperativa Sociale fornisce inoltre le seguenti informazioni:
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è la scrivente Domus Assistenza Soc. Coop. Sociale, nella persona del Suo Legale Rappresentante, con sede e punto di contatto a Modena in Via Emilia Ovest n. 101, e-mail: info@domusassistenza.it; il Titolare ha nominato inoltre un Data Protection Officer (DPO) contattabile in caso di domande sulle policy e le prassi adottate all’indirizzo ProtezioneDatiPersonali@domusassistenza.it.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Il Titolare effettua il trattamento in base a esigenze di:
Adempimento di obblighi di legge: gestione del procedimento di Whistleblowing, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” in attuazione delle Direttiva UE n. 2019/1937 (c.d. Direttiva Whistleblowing).
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
1) Gestione dell’intero procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia;
2) svolgimento delle opportune ed appropriate verifiche ed indagini circa la fondatezza del fatto oggetto della segnalazione ricevuta e adozione conseguente dei necessari provvedimenti.
DATI TRATTATI
Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni da Lei fornite attraverso l’inserimento delle stesse sulla piattaforma “Whistletech”, tali dati possono, in via non esaustiva, elencarsi come segue:
– dati identificativi del segnalante: nome, cognome, mansione, qualifica, luogo di lavoro, numero di telefono o email (fatta eccezione per la segnalazione anonima)
– dati identificativi del segnalato: nome, cognome, mansione, qualifica, luogo di lavoro
– dati identificativi di eventuali testimoni: nome, cognome, mansione, luogo di lavoro, etc
DESTINATARI DEI DATI
I dati raccolti in relazione alla finalità indicata potranno essere comunicati a:
a) gestore delle segnalazioni individuato dal Titolare: Avv. Marco Malavolta, con studio in Modena, via Rua Muro n. 60;
b) società incaricata per la gestione della piattaforma, nella sua qualità di Responsabile Esterno ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 GDPR;
c) posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione. Ciò può avvenire solamente nel caso in cui sia preventivamente stato raccolto l’espresso consenso del segnalante stesso. L’espresso consenso è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
d) soggetti a cui la facoltà di accedere ai dati sia riconosciuta da disposizioni di legge o di normativa comunitaria.
DURATA DEL TRATTAMENTO
I dati raccolti in relazione alla predetta finalità verranno conservati solo per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della segnalazione avanzata ed in particolare non oltre il tempo preventivamente prestabilito. In particolare i dati personali raccolti sono conservati per un periodo non superiore a cinque anni, decorrenti dalla data dell’esito finale della procedura di segnalazione. È fatta salva la conservazione per un periodo superiore in relazione a richieste della pubblica autorità e dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, od in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie.
MANCATA COMUNICAZIONE DEI DATI
Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime sono comunque possibili, ma verranno prese effettivamente in considerazione solo se adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO
I dati raccolti sono normalmente trattati in ambito UE/SEE, ma nel caso in cui fossero trasferiti al di fuori dell’Unione Europea, tale procedimento avverrà esclusivamente nel rispetto delle condizioni e misure previste dalla legge sulla protezione dei dati e, in particolare, sulla base di una decisione di adeguatezza o tramite la sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato nei confronti del titolare ha diritto di ottenere, nei casi previsti dal Regolamento, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi ovvero la limitazione del trattamento che lo riguardano e l’opposizione al trattamento medesimo; gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679, hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante. L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i suoi diritti conformemente a quanto previsto dall’art. 12 del GDPR contattando tramite lettera o mail il punto di contatto info@domusassistenza.it.